Privacybeleid

1. Wie we zijn

MadHoney s.r.o., Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, Tsjechië, ondernemingsnummer (IČO) 23023937, btw-nummer CZ23023937, ingeschreven in het handelsregister bij de regionale rechtbank in Brno, afdeling C, dossier 143835 ("MadHoney", "wij", "ons"). We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; u kunt ons over persoonsgegevens bereiken via sales@guard-ai.eu.

2. Onze rol

• Voor gegevens van contactpersonen van klanten, beheerders van bedrijven en bezoekers van de website is MadHoney de verwerkingsverantwoordelijke.
• Voor gegevens van medewerkers die door onze klanten worden getraind, is de klant (de werkgever) de verwerkingsverantwoordelijke en MadHoney diens verwerker. Medewerkers richten verzoeken in de eerste plaats tot hun werkgever; verzoeken die wij ontvangen, sturen wij door en wij helpen de werkgever.

3. Welke gegevens we verwerken

• Bedrijfs- en bestelgegevens: bedrijfsnaam, factuurland en de naam en het e-mailadres van de beheerder die bij het afrekenen zijn opgegeven.
• Accountgegevens van beheerders en medewerkers: naam, e-mailadres, afdeling, rol, voorkeurstaal, wachtwoordhash (Argon2id) en aanmeldgegevens.
• Trainingsgegevens: toegewezen cursussen, trainingsvoortgang, quizantwoorden en -resultaten, aantal pogingen, uitgegeven certificaten en data van afronding.
• Auditlog: registraties van belangrijke handelingen (bijv. uitnodigingen, wijzigingen van plaatsen, toewijzingen van cursussen, afrondingen) met tijdstip en auteur, die het bewijs van de training vormen.
• Communicatie: e-mails die wij versturen (uitnodigingen, herinneringen, meldingen) en uw berichten aan ons.
• Technische gegevens: IP-adres en serverlogs die nodig zijn voor de beveiliging en werking van de Dienst.

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Levering van de Dienst en beheer van het abonnement: uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b AVG).
• Trainingsgegevens en het audittrail namens klanten: verwerking op instructie van de klant; de rechtsgrond van de klant is meestal zijn wettelijke verplichting op grond van artikel 4 van de AI Act of zijn gerechtvaardigd belang.
• Facturatie en boekhouding: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c AVG).
• Beveiliging van de Dienst, voorkoming van misbruik en verdediging van rechtsvorderingen: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG).

5. Betalingen

Betalingen worden verwerkt door Paddle.com Market Ltd als Merchant of Record. Betaalkaart- en factuurgegevens worden rechtstreeks bij Paddle ingevoerd en verwerkt volgens het privacybeleid van Paddle; wij ontvangen alleen informatie over de bestelling en de status van het abonnement, nooit de volledige kaartgegevens.

6. Verwerkers en ontvangers

• Paddle.com Market Ltd (Verenigd Koninkrijk) - bestellingen, betalingen, facturatie en belastingen als Merchant of Record.
• ZONER a.s. (Tsjechië) - SMTP-server voor het afleveren van transactionele e-mails (uitnodigingen, herinneringen, meldingen); datacenters in Brno.
• Hostinger International Ltd. (Cyprus) - huur van de virtuele privéserver (VPS) waarop de Dienst draait; de server en de database staan in een datacenter in Duitsland (EU).
• Umami - geaggregeerde bezoekersstatistieken zonder cookies voor de website guard-ai.eu; niet gebruikt in de applicatie. Wij draaien een eigen instantie op onze server bij Hostinger in Duitsland (EU); de gegevens worden niet gedeeld met de leverancier van Umami of andere derden.
• Overheidsinstanties, waar de wet dat vereist.

Doorgiften buiten de EU/EER vinden alleen plaats op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijv. het Verenigd Koninkrijk of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming) of standaardcontractbepalingen. Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame.

7. Bewaartermijnen

• Account, trainingsgegevens, certificaten en het auditlog: zolang het abonnement van de klant loopt, zodat de klant de training kan aantonen. Als een medewerker wordt verwijderd, worden de registraties die nodig zijn voor het audittrail bewaard tot het einde van het abonnement.
• Na het einde van het abonnement worden gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij de klant om eerdere verwijdering vraagt. Tot die tijd kan de beheerder zich nog aanmelden, maar alleen om rapporten en trainingsbewijzen te exporteren.
• Facturatie- en boekhoudgegevens: gedurende de wettelijk vereiste termijn (tot 10 jaar).
• Serverlogs en back-ups: doorgaans tot 30 dagen.

8. Cookies

Wij gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies: een beveiligde HTTP-only sessiecookie om u aangemeld te houden en een cookie om uw taal te onthouden. Tijdens het afrekenen kan Paddle eigen cookies gebruiken die nodig zijn voor de betaling. Wij gebruiken geen advertentiecookies. Het totale verkeer meten wij met Umami, een analysetool zonder cookies die niets op uw apparaat opslaat en u niet kan identificeren. U kunt dit op elk moment bekijken via Cookie-instellingen in de voettekst.

9. Beveiliging

Gegevens worden via versleutelde verbindingen (HTTPS) verzonden, wachtwoorden worden alleen als Argon2id-hashes opgeslagen, sessies zijn beveiligd en de toegang tot gegevens is beperkt tot bevoegde personen. De Dienst en alle gegevens draaien op een server in Duitsland (EU). Quizantwoorden worden op de server beoordeeld, zodat juiste antwoorden nooit naar de browser worden gestuurd.

10. Uw rechten

U hebt recht op inzage in uw gegevens, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Neem contact met ons op via sales@guard-ai.eu; wij antwoorden binnen een maand. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: in Tsjechië het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz), of bij de toezichthouder van het land waar u woont, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Quizzen worden automatisch beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde antwoorden. Het resultaat legt alleen vast of de training is afgerond en heeft op zichzelf geen rechtsgevolgen voor de medewerker; eventuele beslissingen neemt de werkgever.

12. Openbare verificatie van certificaten

Iedereen die een certificaatnummer heeft, kan het controleren op de openbare pagina guard-ai.eu/verify. Het doel is dat de houder een afgeronde training in AI-geletterdheid op grond van artikel 4 van de AI Act kan aantonen aan werkgevers, auditors en zakenpartners, en dat de houder wordt beschermd tegen vervalste certificaten.

De rechtsgrond is het gerechtvaardigd belang van de klant (de werkgever) en van de houder van het certificaat om de training aan te tonen (art. 6, lid 1, onder f AVG). Alleen het volgende wordt getoond: de voornaam en de initiaal van de achternaam van de houder, de naam van de cursus, de bedrijfsnaam, de datum van uitgifte, het einde van de geldigheid en of het certificaat geldig of verlopen is. Er worden geen e-mailadres, resultaten of andere gegevens getoond.

Een certificaat kan alleen worden gevonden met het exacte nummer, een lange willekeurige code die niet te raden is; de houder bepaalt zelf wie het nummer te weten komt door het certificaat te delen. Zoekopdrachten zijn per IP-adres beperkt en verificatieresultaten worden niet geïndexeerd door zoekmachines.

U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking of om wissing vragen via uw werkgever, die de verwerkingsverantwoordelijke is voor uw trainingsgegevens, of door ons te schrijven via sales@guard-ai.eu.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken. De actuele versie staat altijd op deze pagina met de ingangsdatum; over wezenlijke wijzigingen informeren wij beheerders per e-mail.