Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

MadHoney s.r.o., Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, Republika Czeska, numer identyfikacyjny (IČO) 23023937, NIP UE CZ23023937, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Brnie, sekcja C, pozycja 143835 („MadHoney”, „my”). Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; w sprawach danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem sales@guard-ai.eu.

2. Nasza rola

• W odniesieniu do danych osób kontaktowych klientów, administratorów firm i odwiedzających stronę MadHoney jest administratorem.
• W odniesieniu do danych pracowników szkolonych przez naszych klientów administratorem jest klient (pracodawca), a MadHoney jest jego podmiotem przetwarzającym. Pracownicy powinni kierować żądania przede wszystkim do swojego pracodawcy; żądania, które otrzymamy, przekażemy dalej i pomożemy pracodawcy.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Dane firmy i zamówienia: nazwa firmy, kraj rozliczenia oraz imię i nazwisko i e-mail administratora podane przy zamówieniu.
• Dane kont administratorów i pracowników: imię i nazwisko, e-mail, dział, rola, preferowany język, skrót hasła (Argon2id) i informacje o logowaniu.
• Dane szkoleniowe: przypisane kursy, postęp szkolenia, odpowiedzi i wyniki testów, liczba prób, wydane certyfikaty i daty ukończenia.
• Dziennik audytu: zapisy ważnych działań (np. zaproszenia, zmiany stanowisk, przypisania kursów, ukończenia) z czasem i autorem, które stanowią dowód szkoleń.
• Komunikacja: e-maile, które wysyłamy (zaproszenia, przypomnienia, powiadomienia), i Twoje wiadomości do nas.
• Dane techniczne: adres IP i logi serwera niezbędne do bezpieczeństwa i działania Usługi.

4. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie Usługi i zarządzanie subskrypcją: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Ewidencja szkoleń i ścieżka audytu w imieniu klientów: przetwarzanie na polecenie klienta; podstawą prawną klienta jest zwykle jego obowiązek prawny wynikający z art. 4 AI Act lub jego prawnie uzasadniony interes.
• Fakturowanie i księgowość: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo Usługi, zapobieganie nadużyciom i obrona roszczeń: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Płatności

Płatności obsługuje Paddle.com Market Ltd jako Merchant of Record. Dane karty płatniczej i dane rozliczeniowe są wprowadzane bezpośrednio u Paddle i przetwarzane zgodnie z polityką prywatności Paddle; otrzymujemy wyłącznie informacje o zamówieniu i stanie subskrypcji, nigdy pełnych danych karty.

6. Podmioty przetwarzające i odbiorcy

• Paddle.com Market Ltd (Wielka Brytania) - zamówienia, płatności, fakturowanie i podatki jako Merchant of Record.
• ZONER a.s. (Republika Czeska) - serwer SMTP do doręczania e-maili transakcyjnych (zaproszenia, przypomnienia, powiadomienia); centra danych w Brnie.
• Hostinger International Ltd. (Cypr) - wynajem wirtualnego serwera prywatnego (VPS), na którym działa Usługa; serwer i baza danych znajdują się w centrum danych w Niemczech (UE).
• Umami - zbiorcze statystyki odwiedzin strony guard-ai.eu bez plików cookie; nie jest używane w aplikacji. Prowadzimy własną instancję na naszym serwerze u Hostinger w Niemczech (UE); dane nie są udostępniane dostawcy Umami ani żadnej innej stronie trzeciej.
• Organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.

Przekazywanie danych poza UE/EOG odbywa się wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. Wielka Brytania lub Ramy ochrony danych UE-USA) albo standardowych klauzul umownych. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do reklamy.

7. Okres przechowywania

• Dane kont, dane szkoleniowe, certyfikaty i dziennik audytu: przez okres subskrypcji klienta, aby klient mógł wykazać przeprowadzenie szkoleń. Po usunięciu pracownika zapisy potrzebne do ścieżki audytu są przechowywane do końca subskrypcji.
• Po zakończeniu subskrypcji dane są usuwane w ciągu 90 dni, chyba że klient poprosi o wcześniejsze usunięcie. Do tego czasu administrator może się jeszcze zalogować, ale wyłącznie w celu eksportu raportów i dowodów szkoleń.
• Dokumenty rozliczeniowe i księgowe: przez okres wymagany przez prawo (do 10 lat).
• Logi serwera i kopie zapasowe: zwykle do 30 dni.

8. Pliki cookie

Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie: bezpiecznego pliku cookie sesji dostępnego tylko przez HTTP, który utrzymuje Cię w stanie zalogowania, oraz pliku cookie zapamiętującego język. Podczas płatności Paddle może używać własnych plików cookie potrzebnych do płatności. Nie używamy reklamowych plików cookie. Zbiorczy ruch mierzymy za pomocą Umami, narzędzia analitycznego bez plików cookie, które niczego nie zapisuje na Twoim urządzeniu i nie pozwala Cię zidentyfikować. Możesz to w każdej chwili sprawdzić w Ustawieniach plików cookie w stopce.

9. Bezpieczeństwo

Dane są przesyłane szyfrowanymi połączeniami (HTTPS), hasła są przechowywane wyłącznie jako skróty Argon2id, sesje są chronione, a dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby. Usługa i wszystkie dane działają na serwerze w Niemczech (UE). Odpowiedzi w testach są oceniane na serwerze, więc poprawne odpowiedzi nigdy nie są wysyłane do przeglądarki.

10. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Skontaktuj się z nami pod adresem sales@guard-ai.eu; odpowiemy w ciągu miesiąca. Masz także prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w Republice Czeskiej do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz), w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl), lub do organu nadzorczego państwa, w którym mieszkasz.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Testy są oceniane automatycznie na podstawie z góry określonych odpowiedzi. Wynik jedynie odnotowuje, czy szkolenie zostało ukończone, i sam w sobie nie wywołuje wobec pracownika skutków prawnych; wszelkie decyzje podejmuje pracodawca.

12. Publiczna weryfikacja certyfikatów

Każdy, kto ma numer certyfikatu, może go sprawdzić na publicznej stronie guard-ai.eu/verify. Celem jest umożliwienie posiadaczowi wykazania ukończenia szkolenia z kompetencji w zakresie AI zgodnie z art. 4 AI Act wobec pracodawców, audytorów i partnerów biznesowych oraz ochrona przed podrobionymi certyfikatami.

Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes klienta (pracodawcy) i posiadacza certyfikatu w wykazaniu szkolenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wyświetlane są wyłącznie: imię posiadacza i inicjał nazwiska, nazwa kursu, nazwa firmy, data wydania, koniec ważności oraz informacja, czy certyfikat jest ważny, czy wygasł. Nie są wyświetlane e-mail, wyniki ani inne dane.

Certyfikat można znaleźć wyłącznie po jego dokładnym numerze, czyli długim losowym kodzie, którego nie da się odgadnąć; posiadacz decyduje, kto go pozna, udostępniając certyfikat. Liczba zapytań z jednego adresu IP jest ograniczona, a wyniki weryfikacji nie są indeksowane przez wyszukiwarki.

Możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania lub zażądać usunięcia danych za pośrednictwem swojego pracodawcy, który jest administratorem Twoich danych szkoleniowych, lub pisząc do nas na adres sales@guard-ai.eu.

13. Zmiany

Możemy aktualizować niniejszą politykę. Aktualna wersja wraz z datą wejścia w życie jest zawsze dostępna na tej stronie; o istotnych zmianach poinformujemy administratorów e-mailem.